Ein Investitionsprojekt über 150 Millionen Euro bekommt ein eigenes Controls-Team. Ein Projekt über acht Millionen bekommt meist eine Projektleitung, die Termine und Kosten nebenbei führt – in einer Tabelle, die bei jeder Rechnung nachgezogen wird. Das geht gut, solange nichts Unerwartetes passiert. Kommt eine Abweichung, fällt sie oft erst auf, wenn sich kaum noch gegensteuern lässt.
Der Grund ist selten Nachlässigkeit, sondern Rechnung: Klassisch eingekauft, bedeutet Projektsteuerung eine volle Stelle je Disziplin – für ein kleines Projekt ist das im Verhältnis zu teuer. Die Frage ist deshalb nicht, ob Steuerung sinnvoll ist, sondern in welchem Umfang.
Warum wir gerade jetzt immer öfter gefragt werden
Betreiber verlangen mehr Transparenz und Planungssicherheit. Viele schreiben Project Controls deshalb inzwischen auch für kleinere Projekte als Standard vor. Und wo Budgets genauer geprüft werden, braucht auch ein kleineres Vorhaben eine belastbare Prognose.
Was ohne Steuerung typischerweise passiert
- Das Obligo fehlt. Sobald eine Bestellung ausgelöst ist, ist das Budget wirtschaftlich gebunden – auch wenn die Rechnung erst Monate später kommt. Wer nur Rechnungen erfasst, sieht die Überschreitung zu spät.
- Der Terminplan ist zu grob – und bleibt beim Stand der Freigabe. Oft fehlt schon der Aufbau in der nötigen Detailtiefe: die Workshops, in denen der Plan mit allen Gewerken und Beteiligten abgestimmt wird. Danach wird er nicht fortgeschrieben, und eine Verschiebung bei einem Lieferanten taucht erst auf, wenn die Montage wartet.
- Die Dokumentation entsteht am Ende. Bei der Übergabe fehlen Unterlagen, und wo Nachweise gefordert sind – etwa gegenüber dem Auftraggeber – beginnt die Suche.
Um diese drei Punkte zu vermeiden, braucht es keine volle Stelle. Es braucht aber jemanden, der sich regelmäßig darum kümmert und seine volle Erfahrung einbringt.
Wie der Bedarf über die Phasen schwankt
Der Kapazitätsbedarf in der Projektsteuerung ist nicht konstant. In der Vorbereitung genügt ein Bruchteil einer Stelle, in der Ausführung braucht es ein Vielfaches, zum Ende wieder deutlich weniger. Wer fest besetzt, zahlt entweder Leerlauf oder hat in der Spitze zu wenig Kapazität. Ein Beispiel aus unserer Kapazitätsplanung für ein Projekt mit rund 150 Millionen Euro Volumen:
| Disziplin (FTE) | Vorbereitung | Ramp-up | Ausführung | Fertigstellung |
|---|---|---|---|---|
| Terminplanung | 0,4 | 1,0 | 2,0 | 0,5 |
| Cost Controlling | 0,8 | 1,0 | 0,8 | 0,5 |
| Document Controlling | 0,3 | 0,7 | 0,5 | 0,6 |
| Summe | 1,5 | 2,7 | 3,3 | 1,6 |
Beispielhafte Werte. Der Verlauf wird je Projekt und Phase festgelegt und laufend angepasst.
Auffällig ist nicht nur die Summe, sondern die Verschiebung: Cost Controlling ist in der Vorbereitung die größte Disziplin, wenn Budget und Struktur entstehen. Die Terminplanung hat ihre Spitze in der Ausführung. Das Document Controlling steigt zur Fertigstellung wieder an, wenn die Enddokumentation übergeben wird. In einem kleineren Projekt liegen alle Werte entsprechend niedriger – und genau dort beginnt der Einstieg bei 0,1 FTE.
Was 0,1 FTE in der Praxis bedeutet
Rechnerisch sind 0,1 FTE rund vier Stunden pro Woche. In einem kleinen Projekt reicht das für die Aufgaben, die regelmäßig anfallen müssen:
- Obligo und Ist-Kosten erfassen und die Prognose der Endkosten im Berichtstakt fortschreiben
- den Terminplan gegen den tatsächlichen Fortschritt aktualisieren und Abweichungen benennen
- Änderungen und Nachträge auf ihre Wirkung auf Budget und Termin bewerten
- einen kurzen Bericht erstellen, der der Projektleitung die Entscheidung erleichtert
Was 0,1 FTE nicht leisten: tägliche Präsenz auf der Baustelle, die Moderation jeder Abstimmungsrunde oder die Steuerung der Kontraktoren. Das bleibt bei der Projektleitung – oder es braucht mehr Kapazität, die wir ebenso stellen. Damit ein so kleiner Anteil trotzdem verlässlich läuft, steht hinter dem eingesetzten Team ein Back-Office, das Qualitätssicherung und Vertretung bei Urlaub oder Ausfall übernimmt.
Wann das Modell passt
- Bedarf und Mischung ändern sich über die Phasen. Terminplanung, Cost Controlling und Document Controlling lassen sich einzeln oder kombiniert beziehen – im Verhältnis, das die jeweilige Phase verlangt.
- Die Projektleitung sitzt beim Betreiber und entscheidet. Wir liefern ihr die Grundlage: aktuelle Zahlen, eine belastbare Prognose und Abweichungen, solange sie sich noch steuern lassen.
- Mehrere kleinere Projekte laufen parallel. Ein Team, das mehrere Maßnahmen eines Portfolios betreut, kennt die Zusammenhänge und berichtet einheitlich.
Wann ein anderes Modell infrage kommt
- Wenn jemand fest in Ihre Organisation eingebunden sein soll. Auch das lässt sich über Project Controls on demand abbilden – bis zu einer vollen Stelle und darüber hinaus, gern auch vor Ort. Soll die Person ständig mit 1 FTE in Ihrer Organisation arbeiten, ist Staffing eine gute Alternative.
- Wenn Sie die Kompetenz dauerhaft im eigenen Haus aufbauen wollen. Dann ist eine Direktvermittlung oder die Schulung Ihres Teams sinnvoller als ein externer Service.
- Wenn es um einen Anlagenstillstand geht. Project Controls on demand ist das Modell für Investitionsprojekte. Für Turnarounds gibt es eigene Leistungen in Terminplanung und Ausführungskoordination.
- Wenn das Projekt sehr klein und gut überschaubar ist. Ein einfaches Budget mit wenigen Bestellungen kann eine erfahrene Projektleitung selbst führen. Ehrlich gesagt: Dann brauchen Sie uns für die Steuerung nicht – höchstens für eine Prüfung der Kostenschätzung vor der Freigabe.
Vier Fragen zur Entscheidung
- Verlangt Ihr Unternehmen oder Ihr Lenkungskreis Project Controls auch für dieses Projekt – und wer liefert sie heute?
- Wie viele Bestellungen und Kontraktoren hat das Projekt – und wird das Obligo ab der Bestellung erfasst?
- Wurde der Terminplan mit allen Gewerken und Beteiligten aufgebaut – und wird er nach der Freigabe fortgeschrieben?
- Wie stark unterscheidet sich der Aufwand zwischen Vorbereitung, Ausführung und Fertigstellung?
Wer bei zwei oder mehr Fragen keine klare Antwort hat, sollte über eine Steuerung im passenden Umfang nachdenken – bevor die erste große Bestellung ausgelöst ist.
Fazit
Projektsteuerung ist keine Frage der Projektgröße, sondern des Umfangs. Auch kleine Projekte brauchen einen Forecast, einen fortgeschriebenen Terminplan und eine Dokumentation, die am Ende vorliegt. Sie brauchen dafür nur nicht immer eine volle Stelle. Entscheidend ist, dass die Kapazität dem Projekt folgt – und dass jemand ehrlich sagt, wann ein anderes Modell besser passt.
So setzen wir das um
Mit Project Controls on demand beziehen Sie Terminplanung, Cost Controlling und Document Controlling als Service – ab 0,1 FTE je Disziplin, je Phase hoch- und wieder herunterskalierbar. Ein Team, ein Vertrag, ein Ansprechpartner.
Sie planen ein Projekt oder ein Portfolio kleinerer Maßnahmen? Wir schlagen Ihnen einen Kapazitätsplan je Phase vor – das Erstgespräch ist kostenfrei.
Häufige Fragen
Was bedeutet 0,1 FTE konkret?
Rechnerisch rund vier Stunden pro Woche je Disziplin. Das reicht in kleineren Projekten für die regelmäßige Fortschreibung von Kostenprognose, Terminplan und Berichten. In der Ausführung lässt sich die Kapazität auf mehrere volle Stellen erhöhen und zum Ende wieder senken.
Worin unterscheidet sich das Modell von Staffing?
Beim Staffing stellen wir die Experten, die Sie auswählen und in Ihrer Organisation einsetzen. Bei Project Controls on demand liefern wir die Leistung als Service: Ein Team, das wir steuern und mit Back-Office hinterlegen, skaliert mit Ihrem Projekt. Viele Kunden kombinieren beides.
Wie wird abgerechnet?
Abgerechnet wird nach Stunden, nach Tagessätzen oder zum Festpreis – welches Modell passt, klären wir gemeinsam. Das Erstgespräch und der Vorschlag für einen Kapazitätsplan sind kostenfrei.
Quellen: Leistungsseiten Project Controls on demand und Cost Controlling (ep-cm.com)