Wir übernehmen Onboarding und Unterweisung Ihrer Fremdfirmen bis zum Zutritt – in mehr als 20 Sprachen.
> 4.000
registrierte Kontraktoren-Mitarbeitende
5,5 Min.
Bearbeitungszeit im Ausweisbüro
> 23.000
Prüfungen in 12 Wochen, dokumentiert
> 20
Sprachen für Schulung und Unterweisung
Kennzahlen aus dem Praxiseinsatz der Plattform.
Was Onboarding Excellence ist
Vom Onboarding bis zum Werkstor
Ob Einkauf, HSEQ, Turnaround, Instandhaltung oder Werkschutz: Wer Fremdfirmen freigibt, einweist und ins Werk lässt, bekommt mit Onboarding Excellence das passende System. Wir übernehmen Freigabe, digitales Onboarding und Unterweisung, binden Ihre bestehenden Systeme wie die Zutrittskontrolle an und steuern den gesamten Prozess bis zum Zutritt – nachvollziehbar, zentral steuerbar und in mehr als 20 Sprachen.
Der entscheidende Unterschied liegt nicht in einer einzelnen Funktion. Er liegt darin, dass die Kette über Abteilungen und Systeme hinweg nicht abreißt: Freigabe, Registrierung, Dokumente, Unterweisung, Prüfung, Ausweis und Zutritt laufen in einem System, verbunden mit den Systemen, die Sie schon haben – mit einem Datenstand und einem Nachweis je Person und je Fremdfirma.
Mit dem Zutritt ist die Arbeit nicht vorbei, sie fängt an. Onboarding Excellence hält Vorfälle und Beinaheunfälle direkt an der Fremdfirma fest, macht Risiken sichtbar, bevor sie zum Problem werden, und liefert eine Auswertung je Fremdfirma. So sehen Einkauf und HSEQ vor dem nächsten Turnaround, wem sie vertrauen können und wo nachzuschärfen ist.
Zum Ansehen seitlich wischen →Sechs Stationen, ein System. Wo sonst Papier, Excel-Listen und Insellösungen zwischen Einkauf, HSEQ und Werkschutz nebeneinanderstehen, bleibt der Nachweis lückenlos – von der Freigabe der Fremdfirma bis zum Werksausweis, angebunden an Ihre bestehenden Systeme.
Drei Bausteine
People. Process. Technology.
Kontraktoren-Management funktioniert nur, wenn Menschen, Prozesse und Plattform zusammenspielen. Onboarding Excellence liefert alle drei Bausteine aus einer Hand.
01
People
Ein Ansprechpartner für Betreiber und Kontraktoren – vor Ort und digital.
Interaktive Lernelemente statt FolienfriedhofUnterweisungen, die man versteht, statt Folien, die man wegklickt – in mehr als 20 Sprachen.
Standardisierte digitale Unterweisungen
Onsite-Support am Standort
Schulung der Administratoren auf beiden Seiten
02
Process
Von der Freigabe bis zum Drehkreuz – ein Ablauf statt sieben Zuständigkeiten.
> 23.000 Prüfungen in 12 WochenDokumentiert, nachvollziehbar und ohne dass jemand eine Excel-Liste pflegen muss.
Freigabe, Ausweis- und Siegelantrag in einem Zug
Vorfälle und Leistung je Fremdfirma
Reports für Management, Werkschutz und HSEQ
03
Technology
Eine Plattform statt fünf Insellösungen – weltweit, mandantenfähig.
Wer unterwiesen ist, kommt durchs DrehkreuzDie Schnittstelle zur Zutrittskontrolle entscheidet am Tor, nicht ein Zettel am Empfang.
Lernmanagement, Dokumente und Prüfungen in einem System
Mandantenfähig für parallele Standorte
KI-gestützte Erkennung von Prüfungsbetrug
Alle Funktionen im Überblick
People
Beratung & operative Unterstützung
Standardisierung von Onboarding-, Schulungs- und Unterweisungsprozessen
Analyse und Optimierung bestehender Abläufe
Optimierte Zutrittsprozesse für Werksausweise und Helmsiegel
Inhalte & Wissensvermittlung
Interaktive Lernelemente statt Folienfriedhof – inklusive KI-Werkzeugen für die Inhaltserstellung
Übersetzung und Bereitstellung in mehr als 20 Sprachen
Operatives Management
Onsite-Support für Betreiber und Kontraktoren
Schulung der Administratoren auf beiden Seiten
Zentrale Ansprechpersonen am Standort
Process
Prozessgestaltung & Optimierung
Analyse und Neuordnung von Onboarding- und Zutrittsprozessen
Standardisierung gegen manuelle Fehlerquellen
Beantragung von Werksausweisen, Qualifizierungs- und Helmsiegeln
Rollenspezifische Benutzersteuerung, etwa Account Admin oder Contractor-Dispatcher
Risiko & Leistung nach dem Zutritt
Erfassung von Vorfällen und Beinaheunfällen direkt an der Fremdfirma
Risiken werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden
Auswertung je Fremdfirma als Grundlage für Einkauf und HSEQ
Entscheidungsgrundlage vor der nächsten Beauftragung
Systemintegration & Reporting
Anbindung an Zutrittskontrollsysteme und SAP-Umgebungen
Automatisierte Dashboards und Reports für Management, Werkschutz und HSEQ
API-Anbindung an Power BI und Power Automate
Dokumentierte Qualifikationsübersicht je Kontraktor
Technology
Plattform & Lernmanagement
Lernmanagement, Dokumentenupload und Prüfungsabwicklung integriert
Mandantenfähig für parallele Projekte und Standorte
Rollen- und berechtigungsbasierte Nutzerverwaltung
Mehr als 20 Sprachen verfügbar
Testmanagement & Sicherheit
Event-Management für praktische Tests inklusive Dokumentation
Verwaltung von Alkohol- und Drogentests
Echtzeit-Datenverarbeitung mit KI-gestützter Anomalie-Erkennung gegen Prüfungsbetrug
Schnittstelle zu Zutrittskontrollsystemen: Wer unterwiesen ist, kommt durchs Drehkreuz
So starten wir
Vom Erstgespräch zum System
01
Analysieren
Erstgespräch und Analyse Ihrer bestehenden Onboarding- und Zutrittsprozesse – gemeinsam definierte Ziele statt Standardpaket.
02
Konzipieren
Ein Konzept, das zu Ihrem Standort passt: Prozesse, Inhalte, Rollen und Schnittstellen – abgestimmt mit HSE, Werkschutz und Einkauf.
03
Umsetzen & betreiben
Technische und organisatorische Umsetzung inklusive Schulung der Administratoren und laufendem Support – onsite und digital.
Einordnung
Im Stillstand zahlt es sich am meisten aus
Im Normalbetrieb arbeiten einzelne Fremdfirmen in der Anlage. Vor einem Stillstand kommen Dutzende Firmen mit Hunderten Mitarbeitenden – in derselben Woche, oft aus mehreren Ländern, jede mit eigenen Qualifikationsnachweisen. Genau dort entscheidet sich, ob am ersten Tag gearbeitet oder am Ausweisbüro gewartet wird.
Onboarding Excellence verzahnt sich deshalb mit den Stillstands-Leistungen von ep-cm: Wer die Fremdfirmen in der Anlage koordiniert, arbeitet mit denselben Daten, mit denen sie ans Werkstor gekommen sind.
Hunderte in wenigen TagenGeprüft, unterwiesen und dokumentiert – ohne Warteschlange am Zugang.
Nachweise auf KnopfdruckQualifikationen je Kontraktor, dokumentiert für Werkschutz und HSEQ.
Ohne SprachhürdeMehr als 20 Sprachen – internationale Fachkräfte starten geprüft, nicht geraten.
Was bringt digitales Kontraktoren-Onboarding konkret?
Zeitersparnis, weniger Fehlerquellen und ein lückenloser Nachweis: Fremdfirmen durchlaufen einen standardisierten, dokumentierten Prozess vom Onboarding über die Unterweisung bis zum Zutritt – zentral steuerbar und jederzeit nachvollziehbar. Im Praxiseinsatz der Plattform hat sich die Bearbeitungszeit am Zugang halbiert.
Was passiert, nachdem der Kontraktor in der Anlage ist?
Der Zutritt ist nicht das Ende der Kette, sondern ihr Anfang. Vorfälle und Beinaheunfälle werden direkt an der Fremdfirma erfasst, nicht nur am Standort. Daraus entsteht über die Zeit eine Auswertung je Fremdfirma – und damit eine Grundlage, auf der Einkauf und HSEQ vor der nächsten Beauftragung entscheiden können, statt sich auf einen Eindruck zu verlassen.
Welche Sprachen unterstützt die Unterweisung?
Die Schulungs- und Unterweisungsinhalte stehen in mehr als 20 Sprachen zur Verfügung – von Englisch, Polnisch und Rumänisch bis Türkisch und Arabisch. So starten internationale Fachkräfte ohne Sprachhürden sicher und geprüft.
Lässt sich die Lösung an unsere Systeme anbinden?
Ja. Die Plattform integriert sich über Schnittstellen mit Zutrittskontrollsystemen und SAP-Umgebungen und liefert automatisierte Dashboards und Reports, etwa über eine API-Anbindung an Power BI – für Management, Werkschutz und HSEQ.
Wie stellt das System die Prüfungsintegrität sicher?
Theoretische und praktische Prüfungen werden digital abgewickelt und dokumentiert; eine KI-gestützte Anomalie-Erkennung identifiziert Betrugsversuche in Echtzeit. Auch Event-Formate für praktische Tests sowie Alkohol- und Drogentests lassen sich verwalten.
Wie startet die Zusammenarbeit?
Mit einem Erstgespräch und einer Analyse Ihrer bestehenden Prozesse. Darauf aufbauend entsteht ein Konzept, das technisch und organisatorisch umgesetzt wird – inklusive Administratoren-Schulung und laufendem Support.
Was kostet Onboarding Excellence?
Abgerechnet wird nach Stunden, nach Tagessätzen oder zum Festpreis – welches Modell passt, klären wir gemeinsam. Der Aufwand hängt vom Standort ab: von der Zahl der zu onboardenden Kontraktoren-Mitarbeitenden, den benötigten Sprachen und der Anbindung an vorhandene Systeme wie Zutrittskontrolle oder SAP. Im kostenfreien Erstgespräch sehen wir uns Ihre Prozesse an; danach erhalten Sie ein verbindliches Angebot.