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Kernfrage
„Hält das Budget?“
Stärke
Obligo und Forecast
Methodik
Soll-Ist und EAC
ab 0,1 FTE
Einstieg, mit dem Projekt skalierbar
Warum die Prognose zählt
Wer die Endkosten früh kennt, kann sie noch steuern.
Sobald eine Bestellung ausgelöst ist, ist das Budget wirtschaftlich gebunden – auch wenn die Rechnung erst Monate später eingeht.
Genau darin liegt die Aufgabe: Wir erfassen offene Bestellungen und eingegangene Verpflichtungen – das Obligo – bereits ab dem Zeitpunkt ihrer Entstehung. Zusammen mit den angefallenen Ist-Kosten und den noch zu beauftragenden Leistungen bilden sie die Grundlage für die Prognose der Endkosten, den Estimate at Completion (EAC). Mit dieser Kennzahl steuert eine Projektleitung die tatsächliche Kostenentwicklung und reagiert frühzeitig auf Abweichungen.
Zum Ansehen seitlich wischen →Zum Stichtag ist ein Teil des Budgets bezahlt, ein weiterer beauftragt und damit gebunden (Obligo), der Rest noch geplant. Zusammen ergeben sie die Prognose der Endkosten. Liegt sie über dem genehmigten Budget, ist die Abweichung früh sichtbar – solange noch gegengesteuert werden kann.
Die Kostensteuerung als Disziplin der Projektsteuerung – von der Struktur bis zum Bericht.
Budgetverfolgung
Kostenstruktur und Cost Breakdown genau so, wie kalkuliert wurde – dazu die laufende Soll-Ist-Verfolgung. Folgen Kalkulation und Steuerung derselben Struktur, lässt sich jede Abweichung ihrer Ursache zuordnen.
Obligo & Commitments
Offene Bestellungen und eingegangene Verpflichtungen erfassen wir ab dem Zeitpunkt ihrer Entstehung. So ist das gebundene Kapital sichtbar, lange bevor die Rechnung kommt.
Forecast der Endkosten (EAC)
Eine belastbare Prognose der Gesamtkosten bei Projektende, laufend aktualisiert, mit Trendanalyse und Szenarien für die Fälle, die realistisch eintreten können.
Abweichungsanalyse
Soll-Ist-Vergleiche mit benannter Ursache – die Grundlage dafür, dass eine Gegenmaßnahme am richtigen Punkt ansetzt.
Änderungen und Nachträge bewerten
Für jede Änderung und jeden Nachtrag zeigen wir die Auswirkung auf Budget und Endkosten. So bleibt sichtbar, was eine Entscheidung tatsächlich kostet.
Kostenreporting
Adressatengerechte Kostenberichte für Projektleitung, Lenkungskreis und Fachbereich – aus einer gemeinsamen Datenbasis, mit Abweichungen, ihren Ursachen und der aktuellen Prognose.
Ihr Nutzen
Was Sie davon haben
BudgetsicherheitSie kennen die realistischen Endkosten, nicht nur den Ist-Stand.
FrühwarnungKostenrisiken werden sichtbar, solange Gegensteuern noch wirkt.
EntscheidungsbasisBelastbare Zahlen für Freigaben, Nachträge und Reserven.
Termine und Kosten gemeinsamVerschiebt sich ein Termin oder kommt ein Nachtrag, sehen Sie sofort die Auswirkung auf Budget und Endkosten.
SkalierbarVom einzelnen Cost Controller ab 0,1 FTE bis zum vollständigen Controls-Team.
Unser Vorgehen
Vier Schritte, in jedem Berichtszyklus
Die Prognose lebt von der Regelmäßigkeit: Erst wenn sie in jedem Zyklus neu gerechnet wird, ist sie ein verlässliches Steuerungsinstrument.
01
Erstellen
Wir übernehmen die Kostenstruktur aus der Kalkulation und richten Budget, Cost Breakdown und Berichtstakt darauf aus. So folgen Kalkulation und Steuerung derselben Logik, und Plan und Ist bleiben jederzeit vergleichbar.
02
Führen
Ist-Kosten, offene Bestellungen und eingegangene Verpflichtungen werden laufend erfasst. Das Obligo ist dabei die wichtigste Größe: Es zeigt, was bereits gebunden und noch nicht bezahlt ist.
03
Prognostizieren
Aus Ist-Kosten, Obligo, Trend und den offenen Leistungen rechnen wir die Endkosten regelmäßig hoch. Die Prognose zeigt den realistischen Stand, auch wenn er unbequem ist – nur so ist sie eine verlässliche Grundlage für die Entscheidungen der Projektleitung.
04
Berichten und gegensteuern
Die Prognose geht mit den Ursachen der Abweichungen und Vorschlägen zum Gegensteuern zuerst an die Projektleitung, danach an den Lenkungskreis. Bei beschlossenen Maßnahmen fassen wir nach, bis ihre Wirkung in der Kostenprognose sichtbar ist.
Einordnung
Wann wir die Kostensteuerung übernehmen
Drei Ausgangslagen – gemeinsam ist ihnen die Frage, was das Vorhaben am Ende kostet.
01Für ein einzelnes ProjektWir übernehmen die Kostensteuerung eines Investitionsprojekts von der Idee bis zum finanziellen Abschluss.02Verstärkung in kritischen PhasenWenn in einzelnen Projektphasen mehr Steuerungsbedarf anfällt, als das eigene Team daneben leisten kann.03Für ganze ProgrammeWenn mehrere Projekte nach derselben Logik vergleichbar gemacht und gesteuert werden sollen.
Was unterscheidet Cost Controlling von Buchhaltung?
Die Buchhaltung erfasst, was abgerechnet ist – das ist ihre Aufgabe und sie erledigt sie genau. Cost Controlling blickt nach vorn: Es führt zusätzlich die offenen Bestellungen und Verpflichtungen mit, rechnet daraus die Endkosten hoch und meldet Abweichungen, solange sich der Kurs noch korrigieren lässt. Beides zusammen ergibt das vollständige kaufmännische Bild.
Was ist das Obligo und warum ist es so wichtig?
Das Obligo ist das Kapital, das bereits gebunden ist, obwohl noch keine Rechnung vorliegt: ausgelöste Bestellungen, beauftragte Leistungen und eingegangene Verpflichtungen. Bei Apparaten mit langer Lieferzeit vergehen zwischen Bestellung und Rechnung oft viele Monate. Wer das Obligo erfasst, kennt den tatsächlichen Kostenstand schon bei der Bestellung – nicht erst bei der Bezahlung. Noch nicht beauftragte Leistungen gehören nicht dazu; sie fließen als geplante Kosten in die Prognose der Endkosten ein.
Was bedeutet EAC?
Estimate at Completion – die Prognose der Gesamtkosten bei Projektende. Sie wird aus Ist-Kosten, Obligo, Trend und den noch offenen Leistungen in jedem Berichtszyklus neu gerechnet. So zeigt sich eine Abweichung früh, solange noch Zeit zum Gegensteuern bleibt. Der Ist-Stand zeigt, was bisher angefallen ist; der EAC zeigt, welche Gesamtkosten am Ende zu erwarten sind.
Arbeiten Sie in unseren Systemen?
Ja. Wir arbeiten in Ihren Systemen oder bringen bewährte Vorlagen mit, wenn noch keine Struktur steht. Entscheidend ist ohnehin nicht das Werkzeug, sondern die Disziplin einer regelmäßigen, ehrlichen Prognose.
Ab welchem Umfang lohnt sich Cost Controlling?
Bereits ab 0,1 FTE – also auch für Projekte, bei denen sich eine eigene Vollzeitstelle nicht lohnt. Den tatsächlichen Umfang kalkulieren wir gemeinsam anhand Ihres Projekts. Über Project Controls on demand lässt er sich flexibel gestalten und jederzeit an den Bedarf anpassen.
Was kostet Cost Controlling?
Abgerechnet wird nach Stunden, nach Tagessätzen oder zum Festpreis – welches Modell passt, klären wir gemeinsam. Der Aufwand hängt an Projektgröße, Berichtstakt und der Zahl der Vergabepakete. Für einen ersten Anhaltspunkt genügen uns Projektvolumen und Laufzeit. Das Erstgespräch ist kostenfrei.
Begriffe wie Cost Controlling und Earned Value erklärt unser Glossar – zusammen mit 57 weiteren Begriffen aus dem Stillstands- und Projektgeschäft.
Aus dem Blog
Aus der Praxis.
Zum Weiterlesen: ein Beitrag unserer Fachleute zu diesem Thema.
Project Controls · Mario Leonhardsberger
Projektsteuerung ab 0,1 FTE: Wann Project Controls on demand reicht und wann nicht
Viele kleinere Projekte laufen ohne Kosten- und Terminsteuerung, weil sich eine volle Stelle je Disziplin nicht rechnet. Es geht auch kleiner – ab 0,1 FTE.